Elektronická spisová služba MIT ERMS je základním modulem komplexního řešení správy a řízení dokumentů od společnosti M.I.T. Consulting, s.r.o. a slouží ke komplexní evidenci dokumentů v souladu s legislativou a předepsaným národním standardem pro elektronické systémy spisové služby. Usnadňuje orientaci v dokumentech, umožňuje okamžité vyhledávání, přijímání a odesílání jak klasickou poštou, tak elektronickou, včetně datových schránek. Výrazně tak usnadňuje práci s dokumenty.
KOMU JE APLIKACE ERMS URČENA?
- soukromým subjektům, které zpracovávají a evidují větší množství dokumentů
- veřejnoprávním subjetům, které potřebují řešit evidenci všech elektronických i papírových dokumentů
- města, obce a zřizované organizace, elektronickou komunikaci úřadu s občany a podnikatelskými subjekty školy a školská zařízení, povinnost pro školy a školská zařízení vést spisovou službu
- pro každý subjekt, který má dle zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě v platném změní a vyhlášky č.259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby povinnost vést spisovou službu v elektronické podobě, včetně dodržování požadavků Národního standardu
Příjem a odesílání zásilek
- převzetí a odeslání dokumentu klasickou a elektronickou poštou, nebo datovou schránkou a jeho evidenci
- elektronická podatelna
- hromadná korespondence (automatizované generování více dokumentů ze šablony s různými adresáty)
- tisk poštovního podacího archu
- možnost napojení na frankovací stroj
- vypravování do datové schránky, listinnou poštou, emailem (prostřednictvím elektronické výpravny)
- evidence doručenek interní
- elektronická komunikace
Správa a řízení oběhu s dokumenty
- Pokrytí komplexního životního cyklu dokumentu
- Evidence a uchování vlastních i doručených dokumentů v elektronické i papírové podobě
- Proces předání dokumentu od přijetí v podatelně, přes spisový uzel až ke zpracovateli
- Možnost předávání dokumentů mezi podatelnami
- Zatřídění dokumenty do spisů, věcných skupin a sběrných archů
- Vyhledávání a filtrování dokumentů podle druhu, jeho stavu a dalších vlastností
- Přístup k uloženým dokumentům a jejich zobrazení
- Nastavení lhůty pro vyřízení dokumentu a jeho následná kontrola a notifikace
- Možnost autorizovaní konverze pomocí služeb CZECHPOINT
Práce se spisy
|
Ukládání a skartace
|
Důvěryhodné úložiště
Systém určený pro centralizovanou správu a krátkodobou až střednědobou archivaci elektronických dokumentů uvnitř organizace – TDPS Kromě elektronických dokumentů v textovém formátu lze v TDPS uchovávat i papírové dokumenty převedené do elektronické podoby (např. formou scanu – obrázku) nebo i jakékoliv multimediální soubory.
Hlavní rysy řešení
Hlavní rysy řešení Aplikace se může přizpůsobit Vašim konkrétním potřebám a zároveň zůstat v souladu s platnou legislativou a předepsaným Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby. Dostupnost a zabezpečení dokumentů je zajištěno pomocí portálových řešení a důvěryhodného uložení pomocí aplikace TDPS Komplexní řešení správy a řízení dokumentů. Dokumenty lze snadno vytvářet, upravovat, evidovat, vyřizovat, hledat mezi nimi, určovat jim lhůty na vyřízení, přijímat i odesílat.
Stáhněte si produktový list v PDF
Máte zájem o více informací?